Tạo Pivot Table giúp phân tích dữ liệu trong bảng tính Excel

Đứng trước những sự lựa chọn với hàng tá dữ liệu, con số và để đưa ra quyết định thì giải pháp ở đây chính là Pivot Table. Pivot Table là bảng tóm tắt, phân tích số liệu cụ thể, khoa học, có khả năng điều chỉnh thông số hiển thị nhanh chóng theo nhu cầu của mỗi người.

Nhà mình tham khảo các bài viết khác về thủ thuật Excel kế toán của Coffee Excel nhé.

Ví dụ: Đây là bảng Danh sách các mặt hàng nhập về và bán ra trong quý 1

1. Tạo bảng Pivot Table theo đề xuất của Excel

Nếu bạn muốn sự nhanh chóng, tiện lợi thì tính năng Pivot Table được đề xuất (Recommended Pivot Table) sẽ là lựa chọn hàng đầu. Để bắt đầu, chúng ta hãy cùng thực hiện lần lượt các bước dưới đây nhé

Bước 1: Chọn 1 ô bất kì trong dải ô của bảng chứa dữ liệu (ô C9)

Bước 2: Nhấn chọn Insert -> Recommended Pivot Table, bảng chọn Recommended Pivot Tablesẽ xuất hiện

Sau khi Excel phân tích dữ liệu, trong bảng sẽ hiển thị 1 số lựa chọn để người dùng có thể xem xét.

Bước 3: Chọn PivotTable phù hợp và nhấn OK. Ta sẽ nhận được kết quả như hình dưới

2. Tùy biến bảng Pivot Table

Nếu bạn muốn linh hoạt, không phụ thuộc vào đề xuất của Excel cũng như muốn có một bảng phân thích hoàn toàn theo mong muốn và hiển thị nâng cao hơn thì hãy tạo PivotTable theo cách thủ công

Bước 1: Chọn 1 ô bất kì trong dải ô của bảng chứa dữ liệu. Sau đó nhấn chọn Insert -> Pivot Table. Một hộp thoại Create Pivot Table sẽ hiện ra

New sheet: Đặt trong sheet mới

Existing sheet: đặt trong sheet hiện tại, nếu chọn mục này thì các bạn cần chọn địa chỉ vị trí đặt Pivot Tabletrong ô Location.

Bước 2: Nhấn OK, Excel sẽ tạo một Pivot Tabletrống và sẽ hiển thị hộp thoại Pivot Table Fields ở bên trái

3. Pivot Table Fields

Trong hộp thoại sẽ chia làm 2 phần là:

Choose fields to add to report – chọn trường dữ liệu để thêm vào báo cáo Pivot Table

Drag fields between areas below – 4 vùng để thả các trường dữ liệu được kéo hoặc chọn từ phần choose fields to add to report ( report filter – vùng lọc dữ liệu, column labels – tên cột, row labels – tên dòng, values – giá trị muốn hiển thị).

Lưu ý: Theo mặc định, các trường dữ liệu không phải là số sẽ được thêm vào vùng Hàng, các trường dữ liệu ngày, giờ sẽ được thêm vào vùng Cột và các trường dữ liệu số sẽ được thêm vào vùng Giá trị. Nhưng ngoài ra, bạn có thể kéo thả các trường vào từng vùng tùy thích.

4. Giá trị Pivot Table (Value)

Theo mặc định, các trường PivotTable được đặt trong vùng VALUES sẽ được hiển thị dưới dạng Sum (tổng). Nếu Excel hiểu dữ liệu của bạn dưới dạng văn bản thì dữ liệu sẽ được hiển thị dưới dạng Số lượng. Bạn có thể thay đổi mặc định này bằng cách bấm vào mũi tên bên phải tên trường, rồi chọn tùy chọn Value Field Settings... thì một hộp thoại sẽ xuất hiện.

Có nhiều kiểu hiển thị cho các bạn lựa chọn như Lớn nhất (Max), nhỏ nhất (Min)...

5. Xóa Pivot Table

Nếu vì lí do nào đó mà bạn muốn xóa PivotTable thì hãy thực hiện thao tác nhấn chọn Clear -> Clear All.

Còn khá nhiều thao tác và tùy chọn liên quan đến Pivot Table nhưng Coffee Excel xin được tạm dừng bài viết tại đây, để hẹn các bạn trong các bài viết tiếp theo. Mong các bạn sẽ cảm thấy bài viết này hữu ích và sau khi đọc, ghi nhớ thì có thể áp dụng thật tốt vào công việc của mình.

Nguồn: Tho Tran from Coffee Excel

Xem bài nguyên mẫu tại : Tạo Pivot Table giúp phân tích dữ liệu trong bảng tính Excel

Thủ thuật Excel kế toán ở : Coffee Excel