KIỂM SOÁT DỮ LIỆU NHẬP BẰNG DROP-DOWN LIST TRONG DATA VALIDATION

Khi làm việc với các các đối tác bằng các file excel, để tránh các trường hợp nhập dữ liệu không phù hợp dẫn đến việc tính toán sai hoặc mất thời gian kiểm tra ta cần kiểm soát thông tin mà họ nhập vào. Nói một cách dễ hiểu, dữ liệu họ nhập vào phải thỏa những điều kiện được thiết lập trước. Và Data Validation là một công cụ Excel giúp ta làm việc này. Đầu tiên, mời các bạn cùng Coffee Excel làm quen với việc sử dụng Drop-down list trong Data Validation.

Ví dụ: Bạn cần gửi cho đối tác lịch giao hàng đề nghị của các mã hàng trong vòng 1 tháng tới vào mỗi tuần. Nhà cung cấp sẽ dựa trên tình hình hàng hóa của họ để đưa ra ngày giao hàng ( cột G); ở đây, điều kiện cho cột “ Ngày giao hàng (Trả lời của nhà cung cấp)” sẽ là phải vào thứ 3 hàng tuần.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo danh sách dữ liệu sẽ hiện trong drop-down list.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm soát.

Bước 3: Vào tab Dataà Nhóm Data Toolsà Mục Data Validationà Chọn Data Validation à Hiển thị hộp thoại à chọn Tab Settings.

Bước 4: Tại Mục Allow: chọn List.

Bước 5: Tại Mục Source kéo chọn vùng dữ liệu điều kiện đã chuẩn bị trước.

Bước 6: chọn OK. Ta sẽ thấy hiện bên cạnh các ô cần nhập sẽ hiện dấu tam giác hướng xuống, bạn chỉ cần bấm vào và chọn một trong những ngày có trong danh sách.

Lưu ý: Bạn vẫn có thể nhập ngày giao hàng đề xuất bằng cách gõ trên bàn phím. Tuy nhiên, dữ liệu nhập vào phải có trong danh sách “Ngày giao hàng tháng 5/2018”. Nếu không, excel sẽ báo lỗi và yêu cầu bạn nhập lại.

Coffee Excel hi vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp các bạn kiểm soát dữ liệu nhập hiệu quả hơn. Xin chào và hẹn gặp lại trong những bài viết tiếp theo nhé. Hãy cùng Coffee Excel học các thủ thuật Excel tài chính nhé cả nhà

Nguồn: Ngân Mai from Coffee Excel

Tham khảo bài nguyên mẫu tại đây : KIỂM SOÁT DỮ LIỆU NHẬP BẰNG DROP-DOWN LIST TRONG DATA VALIDATION

Thủ thuật Excel tài chính ở: Coffee Excel